För att kunna driva ett IT-företag effektivt krävs det inte bara att hård- och mjukvaran fungerar så att de anställda kan utföra sina arbetsuppgifter. Du behöver också se till att det finns tillräckligt med kontorsmaterial. Här kan du behöva köpa in en rad olika artiklar, som pennor, papper och annat som behövs i den dagliga verksamheten. När utskrifter är tillåtna på företaget krävs också införandet av olika säkerhetsrutiner för att skydda viktig information.

Med kopieringspapper från Swedoffice kan programmerarna i teamet skriva ut viktig information som behöver sparas till senare. Även om dokumentationen framför allt görs digitalt är det ofta viktigt att göra papperskopior så att informationen är lagrad vid eventuella strömavbrott eller dataintrång. En säker dokumenthantering är därför en viktig del i att driva ett välfungerande företag inom IT-branschen.

Skydda all information

Utskrivna dokument kan riskera att hamna fel, vilket leder till att viktig information läcker ut från företaget. Om de anställda exempelvis råkar skriva ut lösenord eller känslig information från databaser, och denna information sedan kommer på villovägar, kan det slå negativt mot företagets trovärdighet. Moderna verktyg och rutiner krävs därför så att säkerhetsnivån bibehålls. Det går att lägga in rutiner så att ett dokument kan skrivas ut, men inte får kopieras. Känslig information kan censureras automatiskt. De anställda bör också vara informerade om riskerna med att skriva ut sekretessbelagd information, kopiera den vidare eller ta med sig utskrivna dokument hem från kontoret. Med skydd av användarkonton går det att se till att endast behöriga kommer åt information i databaser.

Central kontohantering

Ett annat sätt att hålla på sekretessen är att endast ha en inloggning per användare. Då går det att styra licenser så att det är tydligt vilka som har haft tillgång till information och kunnat skriva ut den. Kontobehörigheten hanteras centralt och om kontot stängs av går det inte att nå systemen för användaren. En tvåfaktorsautentisering kan läggas till så att användaren alltid måste uppge validering med sms, fingeravtryck eller lösenord för att kunna komma åt olika applikationer. Med automatiska loggningar kring vilken information som skrivits ut och av vem på företaget går det att göra en spårning bakåt i tiden om känslig information har läckts vidare.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.